Зачем малому и среднему бизнесу нужен бухгалтерский аутсорсинг?

Слово аутсорсинг вошло в российские реалии относительно недавно. Оно обозначает способ ведения бизнеса, при котором выполнение работ по некоторым видам деятельности, передается сторонним компаниям. Мы расскажем о бухгалтерском аутсорсинге, т.е. о случае, когда фирма передает выполнение функций своей бухгалтерии другой организации.

Возникает вопрос - зачем может понадобиться передавать ведение своей бухгалтерии сторонней фирме. Не будет ли более правильным заниматься этим своими силами?

Практика показывает, что для предприятий малого и среднего бизнеса к аутсорсингу бухгалтерского учета имеются прямые показания.

Начнем с того, что наличие бухгалтера (главного бухгалтера) в штате предприятия предполагает не только прямые расходы на его заработную плату. Как правило, бухгалтеру для работы требуется хоть и небольшое, но отдельное помещение. Ведение переговоров с клиентами в той же комнате, где работает бухгалтер, приводит к отвлечению внимания и росту количества ошибок. Разумеется, арендная плата за такое помещение также должна плюсоваться к расходам.

Современные требования предполагают также наличие на рабочем месте бухгалтера надежного ПК. Этот компьютер должен быть обеспечен соответствующим программным обеспечением. Сюда следует отнести не только наиболее распространенный комплект от 1С, но и какую-либо обновляемую правовую информационно-поисковую систему (как лицо, страдающее от навязчивой рекламы менеджеров по продаже этих систем, не хочу даже приводить тут всем известных названий). Следует сказать, что покупка этого ПО из пиратских источников не есть хорошее решение. При этом дело отнюдь не в моральной стороне вопроса. Несвоевременное обновление правовых ИПС (а с пиратами по-другому не получится) вещь крайне неприятная. Увы, незнание законов не освобождает от ответственности...

Итак, к расходам плюсуем стоимость ПК, оснащенного записывающим устройством для периодического сохранения бухгалтерской базы, принтера (лучше лазерного, т.к распечатывать приходится очень много), программ и обновление ИПС.

Впрочем, и самому надежному ПК, снабженному источником бесперебойного питания, все равно требуется и периодическое обслуживание (силами своего системного администратора или опять же аутсорсинговой фирмы). Приплюсуем и это к расходам.

Для обеспечения надежности (а бухгалтерия обязана быть надежной), ваши бухгалтерские базы данных должны ежедневно (в конце рабочего дня) копироваться, желательно не на тот же жесткий диск, на котором они находятся. Это предполагает определенную техническую подготовку вашего бухгалтера или наличие в офисе сисадмина соответствующей квалификации. И это тоже расходы.

Не забудем и про такие мелочи, как бумага, картриджи, флешки, болванки и иные расходные материалы. При ведении бухучета собственными силами - смело плюсуйте все это в статью расход.

Не стоит также забывать о необходимости повышения квалификации персонала собственной бухгалтерии. Так что в статью расход плюсуем подписку на специализированные издания или курсы.

Тут мы подошли к моменту, который обычно именуют термином человеческий фактор. Даже, если в вашей фирме очень хорошо заботятся о кадрах, бухгалтера все равно болеют (или дети болеют), ходят в отпуск, отпрашиваются пораньше с работы. Но ведь должность в отпуск не ходит и не болеет. Кто-то должен в это время исполнять обязанности бухгалтера. Штрафы за допущенные ошибки, сверхурочная работа, нервотрепка в период сдачи отчетности, налоговых и банковских проверок - обычная практика многих предприятий малого и среднего бизнеса, ведущих бухучет собственными силами...

Аутсорсинг бухучета освободит вас от всей этой головной боли и тщательного исполнения неспецифических для основной деятельности функций. Все статьи расхода на бухгалтерию сведутся к оплате договора с бухгалтерской фирмой.

При этом затраты на бухучет вы сможете списывать на себестоимость (п. 36 ст.264 НК РФ), а также сможете возмещать НДС со стоимости оплаченных услуг. Несложные выкладки показывают, что ваша экономия может составить около 4800 у.е. в год.

Остаются, конечно, еще некоторые вопросы.

Критерии выбора бухгалтерской фирмы

Какую бухгалтерскую фирму предпочтительнее выбрать? Во-многом, это дело вкуса - как правило, все такие фирмы, независимо от размера, укомплектованы специалистами высокой квалификации, имеющими аттестат профессионального бухгалтера (и даже при наличии аттестата производится внутренний аудит). Здесь уместно обратить внимание на расценки на услуги бухучета. Если расценки стараются скрыть до последнего момента, то сомневаемся, что они вас приятно удивят. Низкие цены, скорее всего, могут обернуться либо внезапным ростом, либо соответствующим качеством выполнения работ. Например (не будем показывать пальцем), если фирма предлагает восстановление бухучета за 3000 руб/мес, независимо от количества месяцев - ждите подвоха. Откуда они знают ваш документооборот и как без этого они прикидывают трудоемкость услуги?

Соблюдение конфиденциальности

Практически любая фирма оказывающая бухгалтерские услуги реально гарантирует вам эту самую конфиденциальность. И эта конфиденциальность всегда будет выше, чем при собственных бухгалтерах в штате. Дело, разумеется, в том, что никакой другой информацией о перемещении товарно-материальных ценностей, кроме той, которая указана в первичных документах, бухгалтерская фирма не располагает (и не захочет располагать, руководствуясь принципом меньше знаешь - лучше спишь)!

Всегда есть паллиатива

Если Вы еще не определились с тем, что для Вашего бизнеса предпочтительно передать ведение бухучета бухгалтерской фирме, а Вам просто требуется ограниченная поддержка или разовая консультация – то такие возможности также имеются. Как правило, разовые услуги несколько дороже комплексных, но охватывают тот же спектр задач.

Успехов Вам в выборе!